Ewidencja czasu pracy
Zgodnie z przepisem art. 149 §1 kodeksu pracy (dalej jako: „KP”) na każdym pracodawcy ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą. Wyjątki w tym zakresie uregulowane zostały w §2 cytowanego powyżej przepisu, w którym wskazano, że nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.
Zwolnienie powyższe nie ma jednak charakteru absolutnego albowiem w przypadku wskazanych pracowników, pracodawca musi jednak ewidencjonować m.in. okres urlopu wypoczynkowego, opieki nad chorym członkiem rodziny czy też niezdolności do pracy z powodu choroby.
Karta ewidencji czasu pracy powinna być prowadzona odrębnie dla każdego pracownika, zaś pracodawca ma obowiązek udostępnić ją pracownikowi na jego żądanie. Jeżeli chodzi o jej formę, to pomimo pewnych istniejących w tym zakresie rozbieżności, przyjąć należy, że kartę ewidencji czasu pracy prowadzić można zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Przyjęcie takiego stanowiska wydaje się słuszne z racji tego, że żaden przepis nie nakłada na pracodawcę obowiązku tworzenia tego dokumentu w formie papierowej. Warto jednak pamiętać, iż z racji tego, że karta ewidencji czasu pracy jest częścią dokumentacji pracowniczej, to powinna spełniać wymagania formy dokumentowej, nawet w przypadku jej elektronicznego prowadzenia.
Ewidencja czasu pracy nie jest dokumentem tworzonym wspólnie przez pracodawcę i pracownika. Pracodawca nie musi więc pozyskiwać potwierdzenia przez pracownika zgodności ewidencji ze stanem faktycznym. Z praktycznego punktu widzenia pozyskanie adnotacji potwierdzającej zapoznanie się przez pracownika z ewidencją jest dla pracodawcy pożądane, a to z tego względu, że choć nie zamyka to pracownikowi możliwości dochodzenia wynagrodzenia za pracę w ewentualnych nadgodzinach, to znacznie to utrudnia. Ewidencjonowanie czasu pracy nie wymaga również odnotowywania godzin przyjścia i wyjścia pracownika z pracy, niewątpliwie jednak skrupulatność pracodawcy w tym zakresie może działać tylko na jego korzyść.
Szczegółowy zakres ewidencji czasu pracy określony został w §8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). W przytoczonym powyżej przepisie wskazano, że pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika m.in. kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.
W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych.
Od 1 stycznia 2017 r. wprowadzone zostały również pewne obowiązki ewidencji czasu pracy dla zleceniobiorców. Związane jest to z nowelizacją ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę z dnia 10 października 2002 r. (Dz.U. z 2015 r. poz. 2008 z późn. zm.) i wprowadzeniem minimalnej stawki godzinowej dla osób wykonujących pracę na podstawie umowy zlecenia oraz umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu wykonywane przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi na rzecz przedsiębiorcy albo na rzecz innej jednostki organizacyjnej, w ramach prowadzonej przez te podmioty działalności.
Zgodnie z nowymi przepisami, strony umowy powinny w umowie ustalić sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. W przypadku natomiast gdy strony w umowie nie dokonają takich ustaleń, to przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia.
Jeżeli z kolei umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, przed rozpoczęciem wykonania zlecenia lub świadczenia usług, powinna potwierdzić przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej ustalenia co do sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. W przypadku braku takiego potwierdzenia, tak jak przy umowie pisemnej, to przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi przedkładać powinien w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.