Dopuszczalność przetwarzania danych osobowych

Przedsiębiorcy bez względu na przedmiot i zakres swojej działalności mają do czynienia z danymi osobowymi.

Czym są dane osobowe, kiedy dochodzi do ich przetwarzania oraz kto jest administratorem danych osobowych wyjaśniono w artykule „Obowiązki administratora danych osobowych – wymagane dokumenty”.

Ustawa z  dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych w art. 23 wymienia przypadki w których dozwolone jest przetwarzanie danych osobowych.

W pierwszej kolejności dopuszcza się taką możliwość w sytuacji gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie może być domniemana ani dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. Nie będzie więc wystarczające samo powiadomienie o zamiarze przetwarzania danych osobowych i brak sprzeciwu osoby, której dane mają być przetwarzane.  Zgoda może obejmować przetwarzanie danych w przyszłości, jeżeli nie zmienia się cel przetwarzania. Może mieć charakter warunkowy, terminowy jak również może być ograniczona terytorialnie. Odmowa udzielenia zgody nie musi być uzasadniana.

Udzielona zgoda może być odwołana w każdym czasie. Skutkiem takiego odwołania jest utrata uprawnienia do przetwarzania danych osobowych na tej podstawie w przyszłości.

Jeżeli przetwarzanie danych jest niezbędne dla ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, a uzyskanie zgody jest niemożliwe, można przetwarzać dane bez tej zgody, do czasu, gdy uzyskanie zgody będzie możliwe.

Żywotnymi interesami będą w tym przypadku dobra, których znaczenie przewyższa interesy nakazujące uzyskanie uprzedniej zgody zainteresowanej osoby np. jej zdrowie, życie. Administrator danych powinien przemyśleć  czy dana osoba udzieliłaby zezwolenia na przetwarzanie jej danych osobowych gdyby miała taką możliwość.

Nie można zapominać, o tym że przetwarzanie musi być „niezbędne” do ochrony tych żywotnych interesów. Powyższa sytuacja będzie miała miejsce gdy zaniechanie przetwarzania spowodowałoby ich bezpośrednie zagrożenie.

Ustawodawca dopuszcza również możliwość przetwarzania danych osobowych, gdy:

  • jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
  • jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą;
  • jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego (np. pomoc społeczna, walka z przestępczością, opieka zdrowotna);
  • jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą (w szczególności: marketing bezpośredni własnych produktów lub usług administratora danych, dochodzenie roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej).

Aby można było mówić o zaistnieniu pierwszego z powyższych przypadków (przetwarzanie niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa) konieczne jest spełnienie łącznie dwóch warunków, to jest:

  1. powinien istnieć przepis prawa, który przyznaje uprawnienie lub nakłada obowiązek przetwarzania danych osobowych,
  2. przetwarzanie tych danych musi być niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z powyższego przepisu.

Dla pracodawców istotne znaczenie ma przepis art. 221 Kodeksu pracy, który uprawnia do żądania od kandydatów do pracy oraz pracowników wyszczególnionych w nim danych osobowych. Pracodawca nie ma prawa do żądania udostępnienia innych danych, za wyjątkiem tych wskazanych w ww. przepisie oraz tych których obowiązek podania wynika dodatkowo z odrębnych przepisów.

Od kandydatów do pracy pracodawca może więc żądać podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Natomiast pracownik powinien udostępnić pracodawcy oprócz powyższych danych także numer PESEL oraz imiona i nazwiska oraz daty urodzenia swoich dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Niekiedy przetwarzane dane osobowe są danymi wrażliwymi, czyli takimi które ujawniają pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz dane dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym.

W przypadku tych danych ustawa wprowadza co do zasady zakaz ich przetwarzania, wymienia jednakże przypadki kiedy dozwolone będzie ich przetwarzanie.

×