Reprezentacja przedsiębiorcy

W obrocie gospodarczym działają przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w różnej formie. Często zastanawiamy się kto może reprezentować dany podmiot, z kim powinniśmy podpisać umowę i jak to ustalić.

Kto reprezentuje przedsiębiorcę?

Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą dokonuje czynności prawnych we własnym imieniu bądź poprzez pełnomocnika.

Możemy wyróżnić pełnomocnictwo ogólne, rodzajowe bądź uprawniające do wykonania konkretnej czynności. Pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające rodzaj tych czynności, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności.

• Zgromadzenie wspólników spółki z o.o.

Co w przypadku spółek prawa handlowego?

Spółki kapitałowe, tj. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółka akcyjna działają przez swoje organy. Organami uprawnionymi do reprezentacji spółek kapitałowych są zarządy tych spółek.

Zarząd może być organem kolegialnym (kilkuosobowym) bądź jednoosobowym. W przypadku zarządu wieloosobowego sposób reprezentacji może być uregulowany w umowie spółki  w różny sposób, np. wspólnicy mogą postanowić, że spółkę reprezentuje prezes zarządu samodzielnie oraz dwóch innych członków zarządu działających łącznie.

Jeżeli umowa spółki nie zawiera takiego postanowienia, stosuje się bezpośrednio odpowiedni przepis Kodeksu spółek handlowych. Wówczas do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.

Pamiętajmy o ograniczeniach związanych z reprezentacją jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji, w której jedynym członkiem zarządu jest jej jedyny wspólnik.

Reprezentacja w spółkach osobowych

W spółkach osobowych uprawnionymi do ich reprezentacji są wspólnicy (wyjątek spółka partnerska z powołanym zarządem). Spółkę jawną co do zasady reprezentuje każdy wspólnik, zaś spółkę komandytową i komandytowo-akcyjną wspólnik będący komplementariuszem.

W Polsce działa wiele spółek komandytowych, w których komplementariuszem jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Niektórzy przedsiębiorcy, widząc nazwę XYZ spółka z ograniczoną działalnością spółka komandytowa zastanawiają się, czy ktoś nie popełnił błędu w oznaczeniu formy prawnej danej spółki.

Trzeba wiedzieć o tym, że firma spółki komandytowej powinna zawierać nazwisko jednego lub kilku komplementariuszy oraz dodatkowe oznaczenie “spółka komandytowa”. Natomiast jeżeli komplementariuszem jest osoba prawna, firma spółki komandytowej powinna zawierać pełne brzmienie firmy (nazwy) tej osoby prawnej (to jest również oznaczenie jej formy prawnej) z dodatkowym oznaczeniem “spółka komandytowa”.

Wracając do naszego przykładu należy przyjąć, że nie doszło tutaj do pomyłki, ale że  XYZ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest w tej spółce wspólnikiem mającym status komplementariusza. Wobec powyższego to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jako komplementariusz będzie uprawniona do reprezentowania spółki komandytowej.

Nie ma wątpliwości, że komplementariusz będący spółką z ograniczoną odpowiedzialnością reprezentowany jest  przez swój organ zarządzający, tj. zarząd. Nie zapominajmy  jednak o tym, że zarząd komplementariusza nie jest organem spółki komandytowej.

Pełnomocnik

Oprócz uprawnionych do reprezentowania spółek wspólników czy też organów zarządzających w imieniu spółki może występować również pełnomocnik. Praktyką powinno stać się dla nas weryfikowanie pełnomocnictw po względem zakresu umocowania oraz tego czy zostały udzielone przez uprawnione do tego osoby (członków zarządu zgodnie z reprezentacją spółki/wspólników uprawnionych do reprezentacji spółki/prokurenta).

Prokurent

Szczególnym rodzajem pełnomocnictwa jest prokura, która obejmuje umocowanie do wszystkich czynności sądowych i pozasądowych, jakie związane są z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Prokura może być udzielona kilku osobom łącznie (prokura łączna) lub oddzielnie. Prokurę można ograniczyć również do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa (prokura oddziałowa).

Prokura może obejmować umocowanie także albo wyłącznie do dokonywania czynności wspólnie z członkiem zarządu lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania handlowej spółki osobowej. Udzielenie i wygaśnięcie prokury należy zgłosić do rejestru przedsiębiorców.

Jak zweryfikować czy mamy do czynienia z osobą upoważnioną do działania w imieniu spółki?

Na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości udostępniono przeglądarkę umożliwiającą uzyskanie informacji o podmiotach wpisanych do odpowiedniego rejestru Krajowego Rejestru Sądowego (https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu).

Pobrane samodzielnie wydruki komputerowe aktualnych informacji o podmiotach wpisanych do Rejestru mają moc zrównaną z mocą dokumentów wydawanych przez Centralną Informację, jeżeli posiadają cechy umożliwiające ich weryfikację z danymi zawartymi w Rejestrze.

Informacje zamieszczane w KRS korzystają z rękojmi wiary publicznej. Pamiętajmy jednak o tym, że wpis członków zarządu, jak również prokurenta, jest wpisem deklaratoryjnym, czyli do uzyskania członkowska w zarządzie czy też umocowania do działania w charakterze prokurenta, nie jest potrzebny wpis do rejestru.

Również utrata takiego statusu nie następuje z chwilę wykreślenia z rejestru. W rejestrze mogą widnieć osoby, które nie są już członkami zarządu/prokurentami. Może zdarzyć się również tak, że osoby powołane do zarządu nie zostały jeszcze wpisane do rejestru.