Jak założyć spółkę z o. o.

Prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest w Polsce bardzo popularne. W dzisiejszym artykule podpowiadamy, jak prawidłowo założyć ją krok po kroku, a także przedstawiamy wady i zalety tego rodzaju przedsiębiorstwa.

Rejestracja spółki z o.o. krok po kroku

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna być zawarta w formie aktu notarialnego (art. 157 § 2 Ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, dalej: uksh). Umowa spółki z o.o. może być również zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy dostępnego w serwisie S24 (art. 157(1) uksh).

Spółka tego typu może być utworzona przez jedną albo więcej osób (też obcokrajowców) w każdym celu prawnie dopuszczalnym. Wyjątkiem od tej reguły jest ustawowy zakaz tworzenia jej przez wyłącznie inną jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 151 § 1-2 uksh).

W umowie spółki z o.o. powinno się obowiązkowo określić (art. 157 § 1 uksh):

• • firmę i siedzibę spółki;
•  
  • przedmiot działalności spółki;
•  
  • wysokość kapitału zakładowego;
•  
  • czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
•  
  • liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;
•  
  • czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

W spółkach z o.o., w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 tys. zł, a wspólników jest więcej niż 25, powinna zostać obligatoryjnie ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna (art. 213 § 2 uksh).

Firma spółki może być obrana dowolnie, powinna jednak zawierać dodatkowe oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Ustawowo dopuszczalne jest też używanie w obrocie skrótów „spółka z o.o.” lub „sp. z o.o.” (art. 160 § 1-2 uksh).

W momencie zawarcia umowy powstaje tzw. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji (art. 161 § 1 uksh). W spółce jednoosobowej w organizacji jedyny wspólnik nie ma prawa reprezentowania spółki – z wyjątkiem zgłoszenia spółki do sądu rejestrowego (art. 162 uksh). Aby dokonywać innych czynności, powinien on zatem powołać pełnomocnika.

W celu uzyskania pełni ustawowych uprawnień, wymagane jest dopełnienie następujących formalności (art. 163 uksh):

• • zawarcie umowy spółki;
•  
  • wniesienie przez wspólników wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego, a w razie objęcia udziału za cenę wyższą od wartości nominalnej, także wniesienie nadwyżki;
•  
  • powołanie zarządu;
•  
  • ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli wymaga tego ustawa lub umowa spółki;
•  
  • wpisanie spółki do rejestru.

Chcąc zarejestrować spółkę w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), konieczne jest zgłoszenie jej do właściwego ze względu na siedzibę spółki sądu rejestrowego. Wniosek o wpis musi zostać podpisany przez wszystkich członków zarządu (art. 164 § 1 uksh).

Pismo składa się przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS) lub serwis S24 – dla umów zawartych z wykorzystaniem wzorca umowy.

Nadanie numerów NIP i REGON odbywa się automatycznie. Z urzędu przekazywane są one też do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników, Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).

Natomiast wniosek NIP-8 z danymi uzupełniającymi należy złożyć w urzędzie skarbowym w terminie 21 dni od dnia wpisu spółki z o.o. do KRS (art. 5 ust. 2c Ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników) lub w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności (jeśli będą odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne). Informacje zostaną następnie przekazane do GUS oraz ZUS.

Do urzędu skarbowego – w przypadku spółek będących płatnikami VAT – należy także złożyć druk VAT-R. Trzeba z tym zdążyć przed dniem podjęcia wykonywania opodatkowanej działalności (art. 96 ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług).

Przed upływem terminu 7 dni od wpisania spółki z o.o. do KRS należy też za pośrednictwem strony internetowej Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych dokonać stosownego zgłoszenia, wypełniając dostępny tam formularz (§ 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 maja 2018 r. w sprawie zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych).

Kapitał zakładowy spółki z o.o.

Zgodnie z art. 154 § 1 uksh, kapitał zakładowy spółki z o.o. powinien wynosić co najmniej 5 tys. złotych. Wartość nominalna jednego udziału nie może być przy tym niższa niż 50 złotych. Udziały nie mogą być też obejmowane poniżej ich wartości nominalnej.

Natomiast jeżeli udział jest obejmowany po cenie wyższej od wartości nominalnej, to nadwyżka powinna zostać przelana do tzw. kapitału zapasowego (art. 154 § 2-3 uksh). Jest to kapitał przeznaczony na pokrycia ewentualnych strat, ale jego utworzenie w spółce z o.o. nie jest obligatoryjne.

Kapitał zakładowy spółki może być podzielony na udziały o równej albo nierównej wartości nominalnej (art. 152 uksh). Jeżeli wspólnik ma więcej niż jeden udział, wówczas wszystkie udziały w kapitale zakładowym powinny być równe i są niepodzielne. Możliwość posiadania większej liczby udziałów niż jeden musi być jednocześnie ustanowiona w umowie spółki (art. 153 uksh).

Koszty prowadzenia spółki z o.o.

Koszty związane z prowadzeniem działalności w formie spółki z o.o. obecne są na etapie zawierania umowy i rejestracji podmiotu, nie ograniczając się wyłącznie do wniesienia kapitału zakładowego.

Podpisując umowę w formie aktu notarialnego, należy liczyć się z koniecznością opłacenia podatku od czynności cywilno-prawnych (PCC). Należy go zapłacić w urzędzie skarbowym w wysokości 0,5% liczonej od wartości wkładów (art. 7 ust. 1 pkt 9 Ustawy z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych, dalej: upcc).

Wpis do KRS dokonany za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych wymaga uiszczenia kwoty 500 zł (art. 52 ust. 1 Ustawy z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, dalej: ukssc) oraz 100 zł za publikację informacji w Krajowym Monitorze Sądowym i Gospodarczym (§ 6 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 13 maja 2014 r. w sprawie wydawania i rozpowszechniania Monitora Sądowego i Gospodarczego).

Natomiast, jeżeli spółka była zakładana przez portal S24, to wtedy opłata stała wynosi 250 zł (art. 52 ust. 2 ukssc). Do tego dochodzi standardowa opłata 100 zł za publikację w monitorze.

Zgodnie z Ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, prowadzenie spółki z o.o. wymaga prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wprawdzie ustawa nie nakłada obowiązku zatrudniania wykwalifikowanego księgowego, jednak w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej na szeroką skalę raczej będzie to konieczne.

W sytuacji, gdy złożenia rocznego sprawozdania finansowego spółki z o.o. do KRS dokonuje osoba, której PESEL został ujawniony w tym rejestrze, to czynność ta jest bezpłatna. W innym przypadku należy liczyć się z kosztem 140 zł. Na kwotę składają się 40 zł opłaty stałej (art. 63 ukssc) i 100 zł za publikację w monitorze.

Jak już wspomniano, czasami w sp. z o.o. konieczne jest ustanowienie pełnomocnictwa, co wiąże się z wymogiem zapłaty 17 zł od wniosku. Opłata nie jest pobierana, gdy pełnomocnictwo ma być udzielone małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu (Załącznik do Ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej).

Odpowiedzialność w spółce z o.o.

Zgodnie z art. 151 § 3-4 uksh, wspólnicy są zobowiązani jedynie do świadczeń określonych w umowie spółki i nie odpowiadają za jej zobowiązania. Natomiast w przypadku, gdy egzekucja przeciwko sp. z o.o. okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania (art. 299 § 1 uksh).

Ustawa jednak zastrzega, że członek zarządu może uniknąć wskazanej odpowiedzialności, jeżeli wykaże (art. 299 § 1 uksh):

• • że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym samym czasie wydano postanowienie o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo o zatwierdzeniu układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu;
•  
  • że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło nie z jego winy, albo że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewydania postanowienia o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo niezatwierdzenia układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu wierzyciel nie poniósł szkody.

Spółka z o.o. – wady i zalety

Podsumowując, warto zrobić zestawienie mocnych i słabych stron prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki z o.o. Do najważniejszych zalet tego rodzaju przedsiębiorstwa należą:

• • stosunkowo niski kapitał zakładowy wynoszący 5 tys. zł;
•  
  • brak odpowiedzialności majątkowej wspólników za zobowiązania spółki;
•  
  • posiadanie tzw. osobowości prawnej (spółka może we własnym imieniu podejmować czynności prawne i sądowe);
•  
  • w przypadku spółek posiadających więcej niż jednego wspólnika brak konieczności opłacania ZUS;
•  
  • możliwość bycia wspólnikami przez obcokrajowców;
•  
  • w niektórych przypadkach duże możliwości optymalizacji podatkowej;
•  
  • większy prestiż niż w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej.

Można wyróżnić również słabe strony prowadzenia biznesu pod postacią spółki s o.o.:

• • co do zasady podwójne opodatkowanie podatkiem dochodowym (zysku spółki i zysku wspólników);
•  
  • obowiązek prowadzenia księgowości;
•  
  • obowiązek składania rocznych sprawozdań finansowych do KRS;
•  
  • odpowiedzialność członków zarządu za zobowiązania spółki.

Jak założyć spółkę z o.o. – podsumowanie

Prowadzenie spółki z o.o. to popularny wybór dla osób chcących prowadzić działalność gospodarczą. Zaletą tego rodzaju przedsiębiorstwa jest elastyczność. Wspólnikami spółki mogą być bowiem zarówno osoby prawne, jak i fizyczne – w tym obcokrajowcy i osoby pojedyncze (nie jest wymaganych co najmniej 2 wspólników).

Zakładanie przedsiębiorstwa obejmuje takie kroki jak: określenie szczegółów (m.in. nazwy firmy, adresu siedziby, wysokości kapitału zakładowego, wysokości udziałów wspólników), zawarcie umowy, powołanie zarządu, wpisanie spółki do KRS i innych rejestrów. Konieczne jest także dopełnienia obowiązków podatkowych.

Źródła:

• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych
• Ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 maja 2018 r. w sprawie zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych
• Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych