Skuteczna firma windykacyjna

Czym charakteryzuje się skuteczna firma windykacyjna oraz jak koordynować działania własne z tymi zlecanymi na zewnątrz?

Postaramy się odpowiedzieć na te pytania i odnieść je do modelu działań prowadzonych przez INLEGIS Kancelarie Prawne.

Podstawowe zasady skutecznej windykacji

Zasady windykacji należności, to kwestia indywidualnych potrzeb wierzyciela, ale przede wszystkim powinny być one stworzone i spisane. Windykacja należności nie przynosi oczekiwanych efektów, jeśli jest prowadzona w sposób spontaniczny i niesystematyczny.

Skuteczna windykacja powinna być elementem szerszego, szczegółowo opisanego procesu zarządzania należnościami. Proces ten opisuje cykl życia należności pieniężnych od dnia ich powstania a nawet wcześniej. Aby zmniejszyć ryzyku bezskutecznej egzekucji, trzeba podejmować trafne decyzje, o tym komu i w jaki sposób pozwolić na zaciągnięcie zobowiązania.

Powstanie zobowiązania

W większości sami decydujemy o tym, że ktoś może stać się naszym dłużnikiem. Bez względu na stosunek prawny, czy jest nim pożyczka, kredyt kupiecki lub inna relacja, dokonujemy oceny drugiej strony umowy.

Postarajmy się użyć środków adekwatnych do podejmowanego ryzyka. Im większa kwota, tym badanie uczciwości i wypłacalności kontrahenta powinno być dokładniejsze. Czasem wystarczy nawet badanie heurystyczne: ocena widocznych oznak prowadzonej działalności, użytkowanych przedmiotów.

Klient posiadający uczciwe zamiary nie powinien mieć problemu z udzieleniem bardziej szczegółowych informacji: wskazania nieruchomości i ruchomości będących jego własnością, ujawnienia źródeł dochodów i dokumentów finansowych.

Równie istotne jest udokumentowanie i zabezpieczenie roszczenia. Umowa w formie pisemnej, szczegółowo wskazująca dane zobowiązanego i treść roszczenia, to podstawa. Warto zweryfikować, czy podpisuje ją osoba uprawniona do zaciągania zobowiązań, szczególnie jeśli działa w imieniu cudzym lub reprezentuje przedsiębiorcę (np. spółkę prawa handlowego).

W uzasadnionych przypadkach warto pomyśleć o zabezpieczeniu rzeczowym lub osobowym roszczenia, w szczególności: zastaw, hipoteka, poręczenie, deklaracja wekslowa, gwarancja bankowa.

Monitoring płatności

Monitoring płatności to wczesny etap dbania o płynność finansową. Może polegać na przypominaniu o nadchodzącym terminie płatności lub jego upływie. Stosowane narzędzia winny być adekwatne do skali. Przy dużej ilości kontrahentów będą automatyzowane, przy mniejszej można je wykonać „ręcznie”.

Działania mogą mieć formę wiadomości sms, email, telefonu, czy wizyty przedstawiciela firmy. Na tym etapie nie nazywamy kontrahenta dłużnikiem i nadal dbamy o utrzymanie dobrych relacji biznesowych. Monitoring płatności może być wykonywany osobiście lub zlecony w ramach outsourcingu.

Wezwanie do zapłaty

Wezwanie do zapłaty można uznać za pierwszą czynności windykacyjną. Jest to nadal środek „miękki”. Żaden przepis nie wymaga szczególnej formy, w której dłużnika do zapłaty wzywamy, ale dla celów dowodowych optymalny wydaje się list polecony, którego kopię wraz z potwierdzeniem nadania archiwizujemy do dalszych czynności.

W obiegowych opiniach panuje mit, że wezwanie przedsądowe dla swojej skuteczności wymaga listu wysłanego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru nadanego przynajmniej dwukrotnie. Takie stanowisko nie znajduje żadnej podstawy prawnej. Ustawodawca wymaga od wierzyciela, przed skierowaniem powództwa do sądu, podjęcia próby polubownego załatwienia sprawy. Jednorazowe wezwanie w sposób wystarczający spełnia niniejszą przesłankę.

Uznanie długu

Jeśli dłużnik deklaruje wolę spłaty, ale nie jest w stanie dokonać jej w całości i natychmiast, warto by swoją intencję potwierdził na piśmie. Uznanie długu po jego wymagalności w formie pisemnej, poza zwiększeniem wagi subiektywnego poczucia zobowiązania, ułatwia dalsze dochodzenie należności.

Dokument taki może być podstawą do wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. To duże uproszczenie procedury sądowej, przyspieszenie możliwości prowadzenia czynności komorniczych i obniżenie kosztów postępowania.

Ugoda / harmonogram spłaty

Ugoda i harmonogram spłaty znajdują zastosowanie w trochę odmiennych stanach faktycznych, ale możliwe jest połączenie tych funkcji w jednym dokumencie. Ugoda zwykle służy uregulowaniu powstałego między stronami sporu, ale podnoszenie zastrzeżeń co do istnienia zobowiązania jest częstą techniką negocjacyjną dłużnika, który boryka się z problemami finansowymi.

Sposobem wyjścia naprzeciw takim potrzebom przez wierzyciela jest wtórne odroczenie płatności i ustalenie harmonogramu spłaty należności w ratach. Strony mogą zatem zawrzeć ugodę potwierdzającą saldo zobowiązania i ustalić w niej harmonogram spłaty.

Przymusowa egzekucja należności

Jedynym organem, na gruncie obowiązującego w Polsce prawa, uprawnionym do egzekwowania należności z wykorzystaniem przymusu państwowego (wbrew woli strony) jest komornik sądowy.

W zakres jego czynności w toku postępowania zabezpieczającego i egzekucyjnego wchodzą min.: zajmowanie rachunków bankowych oraz środków pieniężnych, zajmowanie ruchomości (np. pojazdów), zajmowanie nieruchomości, poszukiwanie przedmiotowych składników majątku dłużnika, przeszukanie miejsca pobytu i zamieszkania dłużnika, nakładanie kar na niewykonywanie czynności, do których komornik wzywa.

Aby zlecić komornikowi wykonanie przedmiotowych czynności, niezbędne jest uzyskanie tytułu wykonawczego (lub tytułu do zabezpieczenia roszczenia). Tytuł taki nadają sądy powszechne.

Postępowanie sądowe

Jak wyżej: upoważnić wierzyciela do prowadzenia przymusowej egzekucji należności może tylko sąd powszechny. Może się to oczywiście odbyć różnymi ścieżkami, w tym bardzo uproszczonymi, np. poprzez nadanie klauzuli wykonalności na akt notarialny, w którym dłużnik poddał się dobrowolnej egzekucji lub orzeczenie sądu polubownego, na który strony się wcześniej umówiły.

Najczęściej stosowanym przy dochodzeniu należności pieniężnych jest powództwo o zapłatę. W zależności od tego, czy strony postępowania są przedsiębiorcami kierowane jest do sądu gospodarczego lub cywilnego.

W zależności od tego, jaki strony łączy stosunek, jakimi dokumentami dysponuje wierzyciel, czy dłużnik podejmuje działania obronne, czy pozostaje bierny; postępowanie kończy się wydaniem nakazu zapłaty (w postępowaniu upominawczym, nakazowym lub z weksla), wyroku lub wyroku zaocznego.

Niestety trzeba skonstatować, że suweren, intencjonalnie i nie, utrudnia wierzycielom dochodzenie ich praw.

Pierwszym grzechem sądów są przewlekłości w prowadzeniu postępowań – terminy załatwienia sprawy są odległe od oczekiwanych a nawet racjonalnych.

Po drugie dłużnikom coraz łatwiej o inicjowanie postępowań upadłościowych i naprawczych, które pozbawiają wierzyciela możliwości prowadzenia egzekucji.

Z ostatnio wprowadzonych nowości ustawodawczych; zniesione zostało domniemanie doręczenie w stosunku do osób fizycznych (również prowadzących działalność gospodarczą). Z tej przyczyny, wierzyciel nie uzyska tytułu wykonawczego, bez doręczenia dłużnikowi np. nakazu zapłaty.

W takiej sytuacji postępowanie sądowe zostanie zawieszone, a w końcu umorzone. W ocenie autora, zbyt daleko idące są również środki ochrony majątku dłużnika w postaci zwolnień od egzekucji.

E-sąd

Od lat działający Sąd Rejonowy Lublin – Zachód odpowiedzialny za prowadzenie Elektronicznych Postępowań Upominawczych stanowi alternatywę dla sądu tradycyjnego. Postępowanie przed e-sądem jest uproszczone i tańsze, w stosunku do sądu cywilnego lub gospodarczego. Ograniczony jest jednak zakres spraw prowadzonych przez e-sąd.

W przypadku złożenia przez dłużnika sprzeciwu od nakazu zapłaty wydanego przez e-sąd, wierzyciel musi zaczynać praktycznie całą sprawę od początku, składając nowy pozew już w sądzie tradycyjnym. Skutkiem tego zwiększa się nakład pracy, kosztów i wydłuża kluczowy dla sukcesu czas załatwienia sprawy.

Postępowania karne przeciwko dłużnikom

W uzasadnionych przypadkach warto rozważyć skierowanie zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa przez dłużnika lub jego reprezentantów do właściwych organów. Zazwyczaj chodzi o dwie kwalifikacje czynu: oszustwo lub uniemożliwianie zaspokojenia wierzyciela.

Z pierwszym stanem prawnym najczęściej mamy do czynienia, jeśli dłużnik zaciągając zobowiązanie wiedział, że nie będzie mógł spełnić świadczenia. Stan taki można uprawdopodobnić, jeśli dłużnik zaciągając zobowiązanie był już w stanie niewypłacalności lub zalegał z zapłatą innych zobowiązań, np. były już wtedy prowadzone w stosunku do niego postępowania egzekucyjne.

Druga sytuacja to taka, w której dłużnik celowo wyzbywa się majątku uniemożliwiając w ten sposób zaspokojenie wierzyciela, np. dokonuje darowizn na rzecz osób ze sobą powiązanych, sprzedaje składniki majątkowe za ceny niższe od ich wartości rynkowej itd. Tutaj często dochodzi do popełnienia przestępstwa przy udziale osób trzecich, np. obdarowanych, czy kupujących.

Postępowania karne mogą dostarczyć dłużnikowi dodatkowej motywacji do spłaty zobowiązania. Optymalne, z punktu widzenia wierzyciela, jest skazanie dłużnika na pozbawienie wolności z warunkowym zawieszeniem wykonania kary i jednoczesnym orzeczeniem przez sąd obowiązku naprawienia szkody.

W przypadku braku zapłaty we wskazanym przez sąd terminie można wnosić do sądu o odwieszenie wykonania kary. Postępowania karne mają takie wady, że są czasochłonne i kosztochłonne. Zwykle samo zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa nie jest wystarczające. Organy niechętnie prowadzą postępowania w podobnych sprawach, więc szybko zmierzają do ich umorzenia.

Po stronie wierzyciela stoi wtedy konieczność skarżenia czynności organów a w ostateczności złożenia subsydiarnego aktu oskarżenia i popierania go przed sądem.

Skuteczna windykacja trzeciodłużników

Czasem dochodzi do takich sytuacji, w których uzasadnione jest skierowanie roszczenia w stosunku do innego podmiotu, niż ten który pierwotnie zaciągał zobowiązanie.

Pierwszym przykładem jest dochodzenie należności od członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Roszczenie wynikające z art. 299 KSH zakłada odpowiedzialność subsydiarną członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością za zobowiązania spółki.

Wierzyciel jest uprawniony do skierowania swoich roszczeń do członków zarządu, jeśli nie jest możliwe wyegzekwowanie należności od spółki. W praktyce przesłanka spełnia się zwykle poprzez postanowienie o bezskutecznej egzekucji komorniczej w stosunku do spółki, ale stan faktyczny można uprawdopodobnić w inny sposób.

Członkowie zarządu z odpowiedzialności mogą się zwolnić tylko poprzez skuteczne złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki w ustawowym terminie. W doktrynie przyjmuje się, że wniosek powinien zostać złożony w ciągu trzech miesięcy od wystąpienia przesłanek ustawowych.

Wierzyciel ma oczywiście prawo dochodzić należności od poręczycieli, w tym poręczyciela wekslowego. Jeśli zobowiązanie zabezpieczone jest materialnie poprzez zastaw lub hipotekę a przedmiot zabezpieczenia zostanie zbyty na rzecz osoby trzeciej, to w tym zakresie wierzyciel ma prawo kierować swoje roszczenie do obecnego właściciela, ale z ograniczeniem do przedmiotowego składnika majątkowego.

Kolejnym przykładem na składanie powództwa przeciwko osobie nie będącej dłużnikiem osobistym jest tzw. skarga pauliańska. Służy ona ochronie praw wierzyciela w przypadku wyzbywania się majątku na jego szkodę przez dłużnika.

Skarga pauliańska zmierza do unieważnienia w stosunku do wierzyciela czynności prawnej, która została dokonana na jego szkodę, a nabywcą prawa jest członek rodziny dłużnika, zbycie nastąpiło nieodpłatnie lub nabywca wiedział, że dłużnik dokonuje w ten sposób pokrzywdzenia wierzyciela. W tym trybie pozywany będzie nowy właściciel nieruchomości lub ruchomości.

Rejestry dłużników

Czynności windykacyjne sensu stricte wspierać może umieszczenie wpisu o zobowiązaniu w jednym z rejestrów. Na rynku pojawia się kilka możliwości, w tym: BIG Infomonitor, Krajowy Rejestr Długów, czy Erif BIG. Należy pamiętać, że wszystkie rejestry są prowadzone przez spółki prawa handlowego działające na zasadach komercyjnych.

Za umieszczanie wpisów w rejestrze pobierane są opłaty. Dokonanie wpisu nie daje żadnej gwarancji, że dłużnik będzie odczuwał z tego tytułu realne konsekwencje.

Skuteczna firma windykacyjna a standardy windykacji INLEGIS Kancelarie Prawne

INLEGIS Kancelarie Prawne specjalizuje się w kompleksowej windykacji B2B. Działania dostosowywane są do potrzeb wierzyciela, ale opierają się na wypracowanych przez lata doświadczeniach.

W dochodzeniu środków pieniężnych wykorzystywane są działania adekwatne do potrzeb wierzyciela, kwot i charakteru należności oraz etapu postępowania. W grę wchodzą w zasadzie wszystkie omówione powyżej środki, o ile ich użycie jest racjonalne i ekonomicznie uzasadnione.

Zwykle używane narzędzia stopniuje się od miękkich do twardych w takiej kolejności: wzywanie do zapłaty, próby nawiązania kontaktu z dłużnikiem, poszukiwanie kontaktu w przypadku jego braku, próby ustalenia harmonogramu i zawarcia ugody, powództwo o zapłatę, egzekucja komornicza oraz inne powództwa i środki prawne (powództwa przeciwko trzeciodłużnikom, czy doniesienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa).

Z naszego doświadczenia wynika, że kluczowy dla skuteczności postępowania jest czas. Dlatego wszystkie środki stosowane są w z góry określonych krótkich odstępach czasowych.

Przy wyborze stosownych postępowań i właściwych miejscowo organów również kierujemy się ekonomiką procesu. Wnioski komornicze, o ile to możliwe, kierowane są do sprawdzonych współpracujących kancelarii komorniczych. W toku postępowań, sprawowany jest bieżący nadzór nad działalnością organów a pracownik INLEGIS Kancelarie Prawne stale uzyskuje informacje telefoniczne o aktualnym etapie.

W przypadku przewlekłości stosowane są ustawowe środki zmierzające do ponaglenia czynności. O ile to możliwe, Klient nie jest osobiście angażowany w podejmowane działania, ale o wszystkich istotnych zdarzeniach jest informowany drogą mailową. Dla stałych Klientów wypracowujemy indywidualne procedury działania i raportowania.

Doradzamy również w zakresie zapobiegania nieterminowym płatnościom i bezskutecznym windykacjom od nierzetelnych kontrahentów. Możliwie największą częścią kosztów windykacji staramy się obciążyć dłużnika a nie wierzyciela.