Koszty zastępstwa procesowego w sprawach cywilnych – część I

Koszty zastępstwa procesowego są niezwykle istotną kwestią dla osób, które szukają ochrony swoich praw na drodze postępowania sądowego lub tych, które przed realizacją takich praw muszą się bronić.

Dla osób, dla których widmo prowadzenia procesu jest wielkim i stresującym przeżyciem, ponieważ nigdy nie miały styczności z sądownictwem, bądź po prostu nie mają czasu na przygotowywanie pism procesowych i występowanie przed sądem, wartym do rozważenia jest skorzystanie z „zastępstwa procesowego”.

Czym jest przedmiotowe zastępstwo? Kto może nas zastępować przed sądem? Jak kształtują się koszty za zastępstwo procesowe? Kto je ustala i od kogo one przysługują? Odpowiedź na te pytania znajdą Państwo w niniejszym artykule.

Czym są koszty zastępstwa procesowego?

Zastępstwo procesowe oznacza bycie reprezentowanym przez kompetentną osobę w sprawach sądowych, a za taką ustawodawca dopuszcza radcę prawnego, adwokata i rzecznika patentowego.

Najprościej ujmując, koszty zastępstwa procesowego to wynagrodzenie profesjonalnego pełnomocnika za poprowadzenie przez niego naszej sprawy sądowej. To, ile wynosi wynagrodzenie radcy prawnego lub adwokata, określa umowa z klientem.

Żadne przepisy prawa nie narzucają konkretnych stawek lub też ich granic, jak ma to miejsce np. u notariuszy, którzy nie mogą pobierać za swoje czynności należności przekraczających maksymalne stawki określone w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości (tzw. taksa notarialna).

Nie oznacza to jednak, że np. radca prawny może ustalić swoje honorarium w zupełnie dowolny sposób, niezależnie od złożoności prowadzonej sprawy. Wytyczne i zasady kreują postanowienia etyki korporacji, do której należy dany pełnomocnik – Kodeks Etyki Radcy Prawnego, Kodeks Etyki Adwokackiej czy Zasady Etyki Zawodowej Rzecznika Patentowego.

Dla radców prawnych etyka określa, że wysokość honorarium powinna być ustalana z uwzględnieniem:

• • koniecznego nakładu pracy,
•  
  • wymaganej specjalistycznej wiedzy, umiejętności i odpowiedniego doświadczenia,
•  
  • stopnia trudności i złożoności sprawy, jej precedensowego bądź nietypowego charakteru,
•  
  • miejsca i terminu świadczenia usługi lub innych szczególnych warunków wymaganych przez klienta,
•  
  • znaczenia sprawy dla klienta,
•  
  • odpowiedzialności wiążącej się z prowadzeniem sprawy,
•  
  • utraty lub ograniczenia możliwości pozyskania innych klientów,
•  
  • rodzaju więzi z klientem.

Dodatkowo radcy prawnemu nie wolno zawierać z klientem umowy, na mocy której klient zobowiązuje się zapłacić honorarium za prowadzenie sprawy wyłącznie w razie osiągnięcia pomyślnego jej wyniku (chyba że co innego stanowią przepisy prawa).

Dopuszczalna jest natomiast umowa, która przewiduje dodatkowe honorarium za pomyślny wynik sprawy, zawarta przed ostatecznym rozstrzygnięciem sprawy.

Ustalone z pełnomocnikiem honorarium a przepisy prawa

Czym innym jest honorarium, które ustalimy w umowie z pełnomocnikiem, a czym innym kwota kosztów zastępstwa procesowego, którą przyzna nam sąd, np. w przypadku uwzględnienia naszego powództwa czy oddalenia pozwu, gdy występowaliśmy w charakterze pozwanego.

Zgodnie z ogólna zasadą dotyczącą zwrotu kosztów, tj. art. 98 kodeksu postępowania cywilnego – strona przegrywająca sprawę obowiązana jest zwrócić przeciwnikowi na jego żądanie koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony (koszty procesu).

Jeżeli strona prowadzi sprawę osobiście, to do kosztów tych zalicza się poniesione przez nią koszty sądowe (np. opłata od pozwu), koszty przejazdów do sądu oraz równowartość zarobku utraconego wskutek stawiennictwa w sądzie. Co istotne, suma kosztów przejazdów i równowartość utraconego zarobku nie może przekraczać wynagrodzenia jednego adwokata.

Natomiast jeśli strona reprezentowana jest przez adwokata, radcę prawnego lub rzecznika patentowego, to do niezbędnych kosztów procesu zalicza się jego wynagrodzenie, jednak nie wyższe niż stawki opłat określone w odrębnych przepisach, koszty sądowe oraz koszty nakazanego przez sąd osobistego stawiennictwa strony.

Stawki minimalne i maksymalne

Sąd nie może dowolnie zasądzić kosztów zastępstwa procesowego – związany jest stawkami maksymalnymi, których wysokość ustalają w przypadku zastępstwa świadczonego przez:

• • radcę prawnego – rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie opłat za czynności radców prawnych z dnia 22 października 2015 r.,
•  
  • adwokata – rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie opłat za czynności adwokackie z dnia 22 października 2015 r.,
•  
  • rzecznika patentowego – rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie opłat za czynności rzeczników patentowych z dnia 28 kwietnia 2017 r.

Niniejszy artykuł pomija stawki rzecznika patentowego, a z uwagi na fakt iż rozporządzenia dotyczące radców prawnych i adwokatów określają stawki opłat i zasady związane z tymi opłatami w sposób analogiczny, to traktowane w dalszej części artykułu będą jako jedno „rozporządzenie”.

Widełki zasądzanych przez sąd kosztów reprezentacji strony przez adwokata lub radcę prawnego określone są w ww. rozporządzeniach. Koszty te nie mogą być jednakże wyższe niż sześciokrotna stawka minimalna ani przekraczać wartości przedmiotu sporu.

Odrębną kwestią jest praktyka sądów, które bardzo rzadko przyznają stawki wyższe niż stawka minimalna. O ile jest to zrozumiałe w bardzo łatwych sprawach o prostym stanie faktycznym, które kończą się na pierwszym posiedzeniu sądu, to niejednokrotnie liczba rozpraw i zaangażowanie pełnomocnika w wyjaśnienie skomplikowanych okoliczności sprawy przemawiałyby za zasądzeniem kosztów zastępstwa procesowego według stawki wyższej niż minimalna, a tak się jednak nie dzieje.

Stawki minimalne określone w rozporządzeniach (a przez to również maksymalne, skoro stawka maksymalna to sześciokrotność stawki minimalnej) bardzo często nie korespondują ze stopniem złożoności danej sprawy.

Kiedy należy złożyć wniosek o przyznanie kosztów zastępstwa procesowego?

Zgodnie z art. 109 § 1 k.p.c. roszczenie o zwrot kosztów wygasa, jeśli strona najpóźniej przed zamknięciem rozprawy bezpośrednio poprzedzającej wydanie orzeczenia:

1. 1. nie złoży sądowi spisu kosztów, lub
   2. nie zgłosi wniosku o przyznanie kosztów według norm przepisanych.

Ustawodawca przewidział zatem dwa rodzaje wniosków o zasądzenie kosztów procesu

• • według spisu kosztów,
•  
  • według norm prawem przepisanych.

W zakresie kosztów zastępstwa procesowego spis kosztów może obejmować wynagrodzenie ustalone przez stronę z reprezentującym ją adwokatem lub radcą prawnym. Należy jednakże pamiętać, że maksymalną stawką, jaką sąd może zasądzić od strony przegrywającej jest kwota określona w rozporządzeniach.

Sąd może żądać wyjaśnień czy też przedstawienia dokumentów w przypadku powzięcia uzasadnionych wątpliwości w zakresie przedłożonego spisu.

W przypadku złożenia przez stronę wniosku o zasądzenie kosztów według norm przepisanych, sąd orzekający będzie stosował stawki zastępstwa procesowego adwokata lub radcy prawnego określone w Rozporządzeniach.

Orzekając o wysokości przyznanych stronie kosztów procesu sąd bierze pod uwagę:

• • celowość poniesionych kosztów,
•  
  • niezbędność ich poniesienia z uwagi na charakter sprawy.

Przy ustalaniu wysokości kosztów poniesionych przez stronę reprezentowaną przez profesjonalnego pełnomocnika, sąd bierze pod uwagę:

• • niezbędny nakład pracy pełnomocnika,
•  
  • czynności podjęte przez niego w sprawie, w tym czynności podjęte w celu polubownego rozwiązania sporu, również przed wniesieniem pozwu,
•  
  • charakter sprawy i wkład pełnomocnika w przyczynienie się do jej wyjaśnienia i rozstrzygnięcia.

Co istotne, sąd może ingerować w sporządzony spis kosztów i przyznać stronie koszty zastępstwa adwokackiego lub radcowskiego w kwocie niższej niż przewiduje to umowa z klientem.

Wracając do powołanych rozporządzeń warto przenieść określone w nich stawki na grunt spraw cywilnych oraz wskazać kilka praktycznych przykładów, które pomogą wyliczyć koszty zastępstwa procesowego dla danej sprawy, a także zobrazują jak znacząco może różnić się ustalone z pełnomocnikiem honorarium od kwoty faktycznie zasądzonej od przeciwnika.