Rozprawy online, czyli co dobrego dla polskiego sądownictwa zrobił COVID-19

Z uwagi na sytuację spowodowaną COVID-19 w marcu 2020 r. w Polsce wprowadzony został stan zagrożenia epidemicznego, a następnie stan epidemii. Wzrastająca liczba zakażeń i zgonów zmusiła rząd oraz ustawodawcę do sukcesywnego wprowadzania szeregu rozporządzeń i ustaw, których  jednym z podstawowych zadań była próba ustabilizowania systemu zdrowia, gospodarki oraz funkcjonowania Państwa.

W gąszczu aktów prawnych, które niejednokrotnie zmieniały się szybciej niż poprzednie uregulowania zaczęły w ogóle obowiązywać, na szczególną uwagę zasługuje ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej jako: “ustawa”).

Podstawa prawna

Ustawodawca wprowadził bardzo interesujące rozwiązanie, które uchroniło sądy i kancelarie prawne przed całkowitym paraliżem, tj. możliwość przeprowadzenia rozprawy online, bez konieczności fizycznej obecności świadków, stron i ich pełnomocników na sali rozpraw. Zgodnie z art. 15 zzs1 Ustawy:

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w ciągu roku od odwołania ostatniego z nich, w sprawach rozpoznawanych według przepisów ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, zwanej dalej “Kodeksem postępowania cywilnego”:

1) rozprawę lub posiedzenie jawne przeprowadza się przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających przeprowadzenie ich na odległość z jednoczesnym bezpośrednim przekazem obrazu i dźwięku, z tym że osoby w nich uczestniczące nie muszą przebywać w budynku sądu, chyba że przeprowadzenie rozprawy lub posiedzenia jawnego bez użycia powyższych urządzeń nie wywoła nadmiernego zagrożenia dla zdrowia osób w nim uczestniczących;

2) przewodniczący może zarządzić przeprowadzenie posiedzenia niejawnego, jeżeli uzna rozpoznanie sprawy za konieczne, zaś przeprowadzenie wymaganych przez ustawę rozprawy lub posiedzenia jawnego mogłoby wywołać nadmierne zagrożenie dla zdrowia osób w nich uczestniczących i nie można przeprowadzić ich na odległość z jednoczesnym bezpośrednim przekazem obrazu i dźwięku, a żadna ze stron nie sprzeciwiła się przeprowadzeniu posiedzenia niejawnego w terminie 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia ich o skierowaniu sprawy na posiedzenie niejawne; w przesyłanym zawiadomieniu należy pouczyć stronę niezastępowaną przez adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego lub Prokuratorię Generalną Rzeczypospolitej Polskiej o prawie i terminie do złożenia sprzeciwu;

3) jeżeli ze względu na szczególne okoliczności prezes sądu tak zarządzi, członkowie składu, z wyjątkiem przewodniczącego i referenta sprawy, mogą brać udział w posiedzeniu za pomocą środków komunikacji elektronicznej, z wyjątkiem posiedzenia, na którym dochodzi do zamknięcia rozprawy.

Rozprawa zdalna technologiczną nowością?

Oczywiście, takie rozwiązanie nie stanowi zupełnego novum w sądownictwie, bowiem podobnym mechanizm przewiduje np. art. 151 § 2 k.p.c. Różnica polega jednak na tym, że w przypadku k.p.c., przepis ten stosowany jest fakultatywnie (i dotychczas w marginalnym zakresie, dla przykładu na kilkaset przeprowadzonych przez Kancelarię spraw, tylko dwie odbyły się w formie wideokonferencji), a po drugie osoby które nie uczestniczą bezpośrednio w rozprawie przed sądem orzekającym i tak musiały udać się do sądu właściwego dla swojego miejsca zamieszkania aby nawiązać połączenie.

W trakcie trwania epidemii z oczywistych względów powyższe rozwiązania nie mogły funkcjonować i tak rozprawy zdalne stały się obligatoryjne, a nawiązać połączenie z sądem można bez konieczności wychodzenia z domu. Pamiętać jednak należy, że na chwilę obecną, rozprawy online przewidziane są jedynie w sprawach cywilnych i administracyjnych.

Warunki techniczne i czas obowiązywania.

Ustawodawca bardzo słusznie wskazał, że taka rozprawa może się odbyć wyłącznie przy użyciu urządzeń z jednoczesnym przekazem obrazu i dźwięku. Wyłączona została więc możliwość przeprowadzenia posiedzenia na zasadzie telekonferencji, tj. przy braku obrazu.

Chodzi tutaj, przede wszystkim o typowe wideokonferencje, jak również przekaz z wykorzystaniem programów działających dzięki sieci Internet (np. Skype, MS Teams, Whatsapp). Rozwiązania z art. 15 zzs1 Ustawy obowiązują: 

1) w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, oraz 

2) w ciągu roku od odwołania ostatniego z nich. Określenie ram czasowych obowiązywania tego przepisu nie jest jednak jednoznaczne. Chociażby dlatego że, aktualnie obowiązuje stan epidemii, a więc termin roczny, o którym mowa w przepisie, nie rozpoczął swego biegu, ponadto niewiadomym jest jakiej terminologii użyć do zdefiniowanego pojęcia „rok”.

Obawy sceptyków

Wprowadzając przepis o rozprawach w formie wideokonferencji istniały obawy, czy wszyscy uczestnicy poradzą sobie z taką formą postępowania. Początkowo największym problemem wydawała się technologia, jednak bardzo szybko udało się ją opanować i obecnie popularność spraw online z miesiąca na miesiąc rośnie.

Na wyrost były również obawy o zrywaniu połączenia przez świadka, który otrzymał niewygodne pytanie, czy biegłego który był nieprzygotowany na rozprawę, bowiem takie sytuacje nie miały miejsca. Co więcej, sami pełnomocnicy dostrzegają zalety rozpraw online. Zaoszczędzają (a tym samym również ich klienci) na kosztach dojazdu, czy czasie który „tracili” w budynkach sądów w oczekiwaniu na opóźnioną rozprawę.

Nieobecność na zdalnej rozprawie, brak możliwości technicznych

Nieobecność na rozprawie zdalnej sąd może uznać za nieusprawiedliwioną i wówczas może przeprowadzić rozprawę pod nieobecność strony. Może pominąć dowód z zeznań strony lub z zeznań nieobecnego świadka, może też nałożyć grzywnę na nieobecnego świadka lub biegłego.

Brak reakcji osoby wezwanej do podania sądowi swojego adresu e-mailowego może uniemożliwić wysłanie do tej osoby e-maila z linkiem do rozprawy. Również i w takiej sytuacji, nieobecność tej osoby na rozprawie zdalnej sąd może uznać, stosownie do okoliczności, za nieusprawiedliwioną.

Strona, która wnioskowała o przeprowadzenie dowodu z zeznań świadka, zobowiązana jest dołożyć wszelkich starań, by podać sądowi adres e-mailowy świadka i zapewnić udział świadka w rozprawie zdalnej.

Jeżeli uczestnik (strona, świadek, biegły, pełnomocnik) nie ma możliwości technicznych, aby wziąć udział w rozprawie zdalnej to należy o tym fakcie niezwłocznie zawiadomić sąd. Sędzia podejmie wówczas dalsze decyzje, m.in.: czy uzna nieobecność na rozprawie zdalnej za nieusprawiedliwioną, czy odstępuje od przeprowadzenia rozprawy i rozpozna ją na posiedzeniu niejawnym, czy np. udostępni w wydzielonym pomieszczeniu w budynku Sądu sprzęt do uczestniczenia w rozprawie zdalnej.

Programy i aplikacje umożliwiające uczestnictwo na rozprawie zdalnej

Ustawodawca nie wprowadził ani żadnych wytycznych, ani nie stworzył ogólnodostępnego i powszechnego oprogramowania, które umożliwiłoby wzięcie udział w rozprawie zdalnej. Z praktyki zauważyć można, że każdy sąd preferuje inne programy czy aplikacje i informuje o tym uczestników w przyjęty przez siebie sposób.

Najczęściej pełnomocnicy Kancelarii spotykają się z pisemnym powiadomieniem o przeprowadzeniu rozprawy zdalnej, a następnie na kilka dni przed rozprawą otrzymują z Sądu link aktywacyjny i szczegółowe informacje, z opisaną krok po kroku procedurą logowania. Dla przykładu rozprawa zdalna:

– w Sądzie Okręgowym w Warszawie jest przeprowadzana według wyboru sędziego, przy pomocy jednej z aplikacji MS Teams, Avaya SCOPIA, JITSI,

– w Sądzie Okręgowym w Krakowie, w ramach udostępnionej w sądach powszechnych infrastruktury technicznej umożliwiającej przeprowadzenie wideokonferencji istnieje możliwość nawiązania połączenia przez dowolną osobę z własnego urządzenia poprzez wykorzystanie w tym celu dedykowanej aplikacji umożliwiającej nawiązanie takiego połączenia z sądem orzekającym (tj. aplikacja SCOPIA, JITSI lub WEBEX).

– w Sądach apelacji wrocławskiej, jest to aplikacja JITSI i SCOPIA.

Czy rozprawy zdalne będą w przyszłości kontynuowane?

Z uwagi na bardzo pochlebne opinie, ekonomikę procesową oraz informatyzację polskiego sądownictwa, wydaje się że rozprawy zdalne na stałe zagoszczą w polskiej procedurze.

W sejmie procedowana jest zmiana kodeksu postępowania cywilnego, gdzie projekt przewiduje skreślenie w art. 15zzs1 pkt 1 formuły wskazującej na możliwość odstąpienia od rozprawy zdalnej w przypadku braku nadmiernego zagrożenia dla zdrowia osób uczestniczących. Projekt nie przewiduje jednak modyfikacji w zakresie czasu obowiązywania rozwiązań.