Zakładanie spółki z o.o.

inlegis blog 7

Prowadzenie działalności w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością niesie ze sobą kilka ważnych korzyści, wśród których wymienić można: brak odpowiedzialności wspólników za zobowiązania spółki, czy brak składki ubezpieczenia do ZUS od uzyskiwanych przez wspólnika dochodów. Sam pomysł na spółkę prowadzoną pod tą postacią nie jest jednak wystarczający, należy bowiem doprowadzić do formalnego powstania spółki i zarejestrowania jej, aby mogła skutecznie działać w obrocie prawno-gospodarczym. Jak więc prawidłowo założyć spółkę z o.o.?

Spółka z o.o. jako forma prawna

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością należy do kategorii kapitałowych spółek prawa handlowego. Jest odrębną osobą prawną, która ponosi odpowiedzialność za swoje działania. Zgodnie z treścią art. 151 Kodeksu spółek handlowych, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może być utworzona przez jedną albo więcej osób w każdym celu prawnie dopuszczalnym, chyba że ustawa stanowi inaczej.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie może być zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Wspólnicy są zobowiązani jedynie do świadczeń określonych w umowie spółki. Wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania spółki.

Spółka z o.o. może działać w każdej sferze gospodarczej, o ile oczywiście nie narusza przy tym obowiązujących przepisów prawa (np. zasad uczciwej konkurencji). 

Zakładanie sp. z o.o. – zaczynamy od umowy

Powstanie każdej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest związane z koniecznością sporządzenia stosownej umowy. Można to uczynić na dwa różne sposoby:

  • poprzez zawarcie umowy w formie aktu notarialnego,
  • poprzez wykorzystanie elektronicznego wzorca umowy przy zakładaniu spółki w trybie S24.

Niezależnie od tego jaka forma sporządzenia umowy spółki z o.o. zostanie wybrana przez założycieli, każda umowa musi zawierać w sobie niezbędne minimum, do którego należą oznaczenie:

  • firmy i siedziby spółki;
  • przedmiotu działalności spółki (poprzez wskazanie odpowiednie kodu lub kodów PKD);
  • wysokości kapitału zakładowego;
  • informacji czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
  • liczby i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;
  • czasu trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

W rzeczywistości wszystkie postanowienia, które znajdą się w umowie spółki z o.o. zależą od wyłącznej woli jej założycieli, o ile nie stanowią norm powszechnie obowiązujących. Dotyczy to także sytuacji, w której przyszli wspólnicy decydują się skorzystać z pełnej pomocy notariusza, który sporządzi za nich całą umowę. Oprócz ww. wymienionych elementów umowa spółki może zawierać także inne zapisy, konkretyzujące przyszłą działalność gospodarczą lub kwestię odpowiedzialności wspólników i ich udział w zyskach oraz stratach. 

Sporządzenie umowy spółki z o.o. zawsze wiąże się z koniecznością uiszczenia stosownych kosztów. Jeśli wspólnicy zdecydują się na formę notarialną będą musieli liczyć się z następującymi opłatami:

  • wynagrodzeniem notariusza (określanym mianem taksy),
  • opłatą rejestracyjną w Krajowym Rejestrze Sądowym,
  • podatkiem od czynności cywilnoprawnych (PCC)

Wysokość opłat notarialnych jest uzależniona od wysokości kapitału zakładowego spółki. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jego minimalna wartość wynosi 5 000 zł – powoduje to, że koszty założenia omawianej spółki są w zasadzie bardzo niewielkie. Im wyższa wartość wnoszonego kapitału zakładowego, tym wyższa będzie taksa notarialna:

  • jeśli minimalny kapitał zakładowy wynosi dokładnie 5 000 zł – maksymalna taksa pobierana przez notariusza to 160 zł,
  • powyżej 5 000 zł do 10 000 zł – 160 zł + 3% od nadwyżki 5 000 zł,
  • powyżej 10 000 zł do 30 000 zł – 310 zł + 2% od nadwyżki 10 000 zł,
  • powyżej 30 000 zł do 60 000 zł – 710 zł + 1% od nadwyżki 30 000 zł,
  • powyżej 60 000 zł do 1 000 000 zł – 1 010 zł + 0,4% od nadwyżki 60 000 zł;
  • powyżej 1 000 000 zł do 2 000 000 zł – 4 770 zł + 0,2% od nadwyżki 1 000 000 zł.

Do taksy notarialnej musimy doliczyć także należny podatek VAT, który obecnie wynosi 23%. Dodatkowo musimy liczyć się z kosztami wypisu aktu notarialnego dokumentującego umowę naszej spółki – oryginał aktu zostaje bowiem w kancelarii. Wypisy są potrzebne nie tylko wspólnikom spółki, ale także i sądowi rejestracyjnemu. Koszt jednej strony wypisu to maksymalnie 6 zł + VAT.

Kolejnym kosztem są opłaty rejestracyjne – 600 zł (z czego 500 zł stanowi opłatę za wpis spółki do KRS, zaś 100 zł opłatę za zgłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym).

Powołanie do życia spółki z o.o. to także konieczność uiszczenia podatku od czynności cywilnoprawnych. Wysokość PCC stanowi 0,5 % wartości kapitału zakładowego pomniejszonego o koszt stworzenia umowy spółki z o.o. w formie aktu notarialnego i jej odpisów oraz koszt wpisu do KRS i ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Aby lepiej zobrazować wysokość należnego podatku posłużmy się przykładem: 

  • przy kapitale 5 000 zł PCC wyniesie 21 zł,
  • przy kapitale 10 000 zł PCC wyniesie 45 zł.

W przypadku spółki tworzonej w systemie elektronicznym koszty będą nieco inne, odpadnie m.in. konieczność zapłaty wynagrodzenia notariusza, który nie jest potrzebny przy takiej czynności. Spółka z o.o. tworzona w systemie S24 wiąże się z wydatkiem 250 zł za rejestrację spółki w KRS oraz 100 zł za ogłoszenie rejestracji spółki w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Spółka z o.o. rejestrowana w trybie elektronicznym także podlega opodatkowaniu PCC – w tym zakresie wysokość opłat jest identyczna, jak w przypadku notarialnego powołania spółki do życia. Pamiętajmy jednak, że obowiązek poprawnego obliczenia podatku i uiszczenia go na rzecz właściwego Urzędu Skarbowego spoczywa na wspólnikach. 

Rejestracja w KRS

Samo zawarcie umowy spółki (bez względu na to jaka forma zostanie tutaj wybrana) nie jest wystarczające do tego, aby spółka z o.o. mogła w pełni funkcjonować na rynku. Oczywiście wspólnicy mogą przez okres pierwszych 6 miesięcy działać w ramach tzw. spółki z o.o. w organizacji, jednak z pełnoprawną osobą prawną będziemy mieli do czynienia dopiero wtedy, gdy spółka zostanie zgłoszona do Krajowego Rejestru Sądowego.

Od 1 lipca 2021 roku wnioski o zarejestrowanie spółki z o.o. można składać wyłącznie w formie elektronicznej. Wnioski złożone w formie papierowej nie będą rozpatrywane przez sąd rejestrowy. Wniosek o wpis trzeba złożyć za pośrednictwem portalu PRS (Portal Rejestrów Sądowych).

Formularz wniosku należy wypełnić w języku polskim. Do wniosku należy dołączyć dokumenty podpisane elektronicznie, system akceptuje dokumenty podpisane podpisem kwalifikowanym, osobistym lub podpisem zaufanym. Możesz również podpisać dokumenty w systemie wgrywając oddzielny plik z podpisem w polu “Plik zawierający oddzielny podpis”.

Dokumenty należy złożyć do sądu rejonowego (sądu gospodarczego) właściwego ze względu na siedzibę podmiotu, który ubiega się o wpis. Do wniosku rejestracyjnego muszą zostać dołączone następujące dokumenty:

  • oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników;
  • listę wspólników z podaniem imienia i nazwiska lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnych udziałów każdego z nich, a w przypadku, gdy spółka ma jedynego wspólnika należy wskazać również jego adres do doręczeń;
  • listę obejmującą imię  i nazwisko wraz z adresem do doręczeń  lub firmę (nazwę) i siedzibę członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu;
  • nazwiska, imiona i adresy członków zarządu lub prokurentów;
  • dokument o powołaniu członków organów spółki, jeżeli nie wynika to z aktu notarialnego zawierającego umowę spółki;
  • oświadczenie członków zarządu lub prokurentów o wyrażeniu zgody na ich powołanie.

Pamiętajmy, że w systemie PRSnie załącza się umowy spółki podpisanej u notariuszaW tym przypadku wystarczy, że przy załączniku o nazwie “Umowa Spółki” wnioskodawca kliknie pole “Dodaj”, a następnie w polu “Numer aktu notarialnego w CREWAN” poda numer repertorium aktu notarialnego, który znajduje się na zawiadomieniu o rejestracji otrzymanym od notariusza.

Umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością można zawrzeć także wykorzystując wzorzec umowy udostępniony w systemie teleinformatycznym S24. W takim przypadku wniosek o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego składa się również w systemie S24. Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy w systemie S24 musi zostać podpisana podpisem kwalifikowanym albo podpisem zaufanym.

Wniosek o wpis spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do Krajowego Rejestru Sądowego, sąd rejestrowy rozpoznaje w terminie 7 dni od daty jego wpływu do sądu. Wniosek o wpis spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym S24, sąd rejestrowy rozpoznaje w terminie 1 dnia od daty jego wpływu.

Jeżeli rozpoznanie wniosku wymaga wezwania do usunięcia braków, wniosek powinien być rozpoznany w terminie 7 dni od ich usunięcia przez wnioskodawcę. Jeżeli rozpoznanie wniosku wymaga wysłuchania uczestników postępowania albo przeprowadzenia rozprawy, wniosek należy rozpoznać nie później niż w terminie miesiąca. Jeżeli sąd rejestrowy wezwie do uzupełnienia braków formalnych we wniosku, a zmiany te nie zostaną uzupełnione we wskazanym terminie, to sąd zwróci ci wniosek. Jeżeli jednak w ciągu 7 dni od otrzymania zwróconego wniosku, wniosek zostanie uzupełniony, to za termin złożenia wniosku o rejestrację spółki będzie przyjęty termin złożenia go za pierwszym razem.

Zapraszamy do kontaktu z Kancelarią (tel.: +48 71 729 21 50 lub e-mail: kancelarie@inlegis.pl) - reprezentujemy klientów na terenie całej Polski.