Rejestracja spółki z o.o. przez internet – krok po kroku

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może zostać założona w tzw. systemie S24. Pozwala on na znaczne skrócenie czasu rejestracji takiej spółki oraz zmniejszenie opłat związanych z całym tym procesem. Jak poprawnie dokonać rejestracji spółki z o.o. przez internet?

Formy rejestracji spółki z o.o.

Na chwilę obecną istnieją dwa sposoby na utworzenie i zarejestrowanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – poprzez zawarcie umowy w formie aktu notarialnego oraz zgłoszenie spółki do KRS albo poprzez wykorzystanie elektronicznego wzorca umowy spółki i zarejestrowanie jej przez internet.

Drugi ze wskazanych powyżej sposobów jest prostszy i szybszy, wymaga jednak od założyciela (i każdego wspólnika, który istnieje w chwili zawierania umowy spółki) posiadania kwalifikowanego certyfikowanego podpisu elektronicznego, względnie aktywnego konta na ePUAP.

Procedura rejestracyjna w tym zakresie odbywa się całkowicie zdalnie, z dowolnego miejsca na świecie, więc podpis ten jest jedynym wyznacznikiem, który potwierdza autentyczność zgłaszanych danych i pomaga w weryfikacji tożsamości wspólników. Jeśli choć jeden ze wspólników przystępujących do spółki nie będzie posiadał podpisu elektronicznego lub konta ePUAP, założenie i rejestracja spółki z o.o. przez internet będzie po prostu niemożliwa.

Krok pierwszy – założenie konta w KRS

Każda spółka z o.o. musi zostać zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym przed upływem 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki (nie ma tutaj znaczenia to czy spółka ta jest zakładana w kancelarii notarialnej, czy też w ramach systemu S24).

Od 1 lipca 2021 r. rejestracja w KRS odbywa się wyłącznie elektronicznie, co oznacza, że zanim założyciele przystąpią do rejestracji spółki z o.o. przez internet, najpierw muszą założyć konto w systemie KRS, aby potem móc prawidłowo zarejestrować swój podmiot w sądzie.

Założenie konta odbywa się na stronie eKRS i potrzebne jest do niego posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub posiadanie aktywnego konta ePUAP. Drugi warunek jest łatwiejszy do spełnienia, ponieważ ustawodawca pozwala na dokonywanie wszystkich czynności właścicielom następujących kont bankowych: PKO BP, Inteligo, Santander, PEKAO (PKO SA), mBank, ING, Envelo, Millennium, Alior Bank. 

Po założeniu konta w systemie eKRS, użytkownik może przejść do drugiego kroku jakim jest sporządzenie umowy spółki z o.o. na podstawie jednolitego wzorca umownego.

Krok drugi – założenie nowej spółki z o.o.

Aby założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w systemie S24 należy wejść na założone wcześniej konto eKRS. Następnie użytkownik musi przejść do zakładki “moje przedsiębiorstwa” i kliknąć “Dodaj przedsiębiorstwo”. W tym kroku określamy nazwę firmy, formę prawną oraz siedzibę (miasto), po określeniu tych warunków całość zatwierdzamy przyciskiem “zapisz”. 

Kolejnym krokiem jest załączenie wszelkich niezbędnych dokumentów, które system porozsyła dalej do poszczególnych urzędów w całym kraju (m.in. do ZUS, US, NFZ, GUS). Utworzenie nowego dokumentu jest możliwe poprzez kliknięcie przycisku “nowy dokument”.

W pierwszej kolejności należy utworzyć umowę spółki z o.o. – w tym celu wybieramy wzorzec dokumentu i przystępujemy do działań, (większość pól, które należy uzupełnić jest bardzo intuicyjna, zaś system podpowiada jakie informacje należy podać w danym miejscu).  W pierwszym kroku wpisujemy dane wspólników zakładających spółkę, każdego z nich musimy dodać osobno oraz określamy PKD naszej firmy. Po wykonaniu tych kroków możemy przejść do kolejnego etapu.

Na następnej stronie określamy wartość udziałów oraz przydzielamy ich odpowiednia liczbę każdemu ze wspólników. Minimalny kapitał zakładowy każdej spółki z o.o. to 5 000 zł (oczywiście w przyszłości kapitał ten będzie można powiększyć). Użytkownik wypełnia kolejne pola zgodnie z poleceniami systemowymi. W ostatniej zakładce należy podpisać umowę spółki przez profil zaufany lub ePUAP . Wystarczy kliknąć na przycisk podpis i zostaniemy przekierowani na odpowiednia stronę.

Do wypełnionej umowy należy dołączyć 3 dodatkowe dokumenty, których niestety nie odnajdziemy na portalu (system nie umożliwia ich wygenerowania). Użytkownik powinien samodzielnie wgrać skany następujących dokumentów:

• • “Oświadczenie, czy spółka jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy z dnia 24 marca 1920r. o nabywaniu nieruchomości prze cudzoziemców”; 
•  
  • “Lista adresów do doręczeń członków organu lub osób uprawnionych do powołania zarządu”;
•  
  • “Lista adresów do doręczeń osób reprezentujących spółkę, likwidatorów lub prokurentów”.

Wgrane pliki należy podpisać – na stronie eKRS przechodzimy do zakładki “Dokumenty”, dostępnej w lewym menu strony. Z listy zaznaczamy odpowiedni dokument i wczytujemy go poprzez przycisk “wybierz dokument”.

Ostatnim krokiem jest podpisanie wczytanego dokumenty poprzez profil zaufany ePUAP lub podpis kwalifikowany. Możemy to zrobić przechodząc do zakładki “podpisy”, przed podpisaniem dokumentu niezbędne jest dodanie osoby uprawnionej do tej czynności. Możemy to zrobić poprzez przycisk “dodaj osobę podpisująca”. 

Po skompletowaniu wszystkich wymaganych dokumentów klikamy na okno “Wnioski”, następnie “Nowy Wniosek” i wybieramy “Wniosek o rejestracje podmiotu w rejestrze przedsiębiorców……” – całość zatwierdzamy przyciskiem “wybierz wzorzec wniosku”.

W górnym oknie powinniśmy mieć dodane dokumenty “Umowa spółki zoo”, “lista wspólników” oraz “oświadczenie o wniesionym kapitale”.  Dodatkowo w dolnym oknie przy użyciu przycisku “dodaj” załączamy nasze 3 zewnętrzne dokumenty (Oświadczenie czy spółka nie jest cudzoziemcem oraz adresy do doręczę dla wspólników i członków zarządu).

Ostatnim krokiem jest wysłanie wniosku do właściwego sądu. W tym celu wybieramy sąd, do którego kierujemy wniosek (decyduje siedziba naszej spółki), wypełniamy adres siedziby spółki, przechodzimy do tabeli “dane osób wchodzących w skład…….”, zaznaczamy wiersz z danym członkiem zarządu i klikamy “edytuj”, następnie zaznaczamy “nie” przy pytaniu czy dana osoba jest zawieszona.

Całość zatwierdzamy przyciskiem “zapisz”. w przedostatniej zakładce wypełniamy przeważająca działalność spółki. Ostatnim krokiem jest podpisanie wniosku przez wspólników. Po wykonaniu wszystkich powyższych kroków, możemy podpisać i opłacić wniosek.