Podróż służbowa pracownika i należności z nią związane

Zgodnie z przepisem art. 77 5 § 1 Kodeksu Pracy (dalej jako: „KP”) podróżą służbową jest wykonywanie zadań służbowych na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Od 1 marca 2013 r. wysokość oraz warunki ustalania należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową, przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz. U. poz. 167) (dalej jako: „Rozporządzenie”). Pracodawcy sektora prywatnego warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej określają w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, a w przypadku ich braku – w umowach o pracę. Postanowienia takie nie mogą jednak być mniej korzystne dla pracownika niż dieta oraz inne świadczenia z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określone we wskazanym powyżej Rozporządzeniu. W przypadku gdy dokumenty te nie zawierają uregulowań dotyczących warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowych, pracownicy je odbywający nabywają prawo do świadczeń określonych przepisami Rozporządzenia.

W myśl przepisów Rozporządzenia z tytułu podróży krajowej i podróży zagranicznej, pracownikowi przysługują: diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę. Rozporządzenie wyraźnie doprecyzowuje, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi.

Przepisy dotyczące wysokości oraz warunków zwrotu należności za podróże krajowe zostały szczegółowo uregulowane w rozdziale drugim § 6–11 Rozporządzenia. Wysokość diety za dobę podróży krajowej pracownika wynosi 30 zł. Wysokość należności z tytułu diet uzależniona jest od czasu trwania podróży – w przypadku podróży trwającej nie dłużej niż dobę pracownikowi przysługuje 15 zł za podróż trwającą od 8 do 12 godzin, 30 zł za podróż trwającą powyżej 12 do 24 godzin. Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, pracodawca ma obowiązek wypłacić: 15 zł za każdą rozpoczętą dobę do 8 godzin, 30 zł za każdą rozpoczętą dobę ponad 8 godzin.

Kwota diety ulega zmniejszeniu, jeżeli pracownik podczas podróży służbowej miał zapewnione bezpłatne, częściowe wyżywienie – przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie – 25% diety, obiad – 50% diety, kolacja – 25% diety. Dieta za czas podróży służbowej w ogóle nie przysługuje pracownikowi, który miał zapewnione podczas podróży całodzienne posiłki.

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej niż dwudziestokrotność stawki diety. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za hotel, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje także ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ryczałt nie przysługuje jednak pracownikowi, który nie poniósł kosztów takich dojazdów. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. W takim przypadku pracownikowi nie przysługuje już jednak ryczałt z tego tytułu.

Przepisy dotyczące wysokości oraz warunków zwrotu należności za podróże zagraniczne zamieszczono w rozdziale trzecim § 12–21Rozporządzenia. Dieta zawsze wypłacana jest w wysokości i walucie właściwej dla docelowego kraju podróży. Kwoty dobowej diety dla poszczególnych krajów są określone w załączniku do rozporządzenia dotyczącego zagranicznych podróży służbowych.

Dieta przysługuje za każdą dobę w pełnej wysokości. Prawo do całej diety ma również pracownik, którego zagraniczna podróż służbowa była krótsza niż 24 godziny, ale dłuższa niż 12 godzin. Za podróż trwającą od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety. Za krótszą niż 8 godzin delegację zagraniczną wypłacamy pracownikowi 1/3 diety.

Dieta w podróży zagranicznej jest przeznaczona na wyżywienie i inne wydatki. Pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi 25% należnej wysokości diety, przeznaczonej na drobne wydatki nawet przy zapewnieniu całodziennego wyżywienia. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie – 15% diety; obiad – 30% diety; kolacja – 30% diety. W ten sam sposób pomniejsza się dietę w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie. Dieta nie przysługuje pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, z tym zastrzeżeniem, że pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety, jeżeli należność pieniężna jest od niej niższa.

Pracownik ma obowiązek rozliczenia kosztów podróży krajowej lub zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Do rozliczenia kosztów podróży powinien dołączyć dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki, z wyłączeniem diet oraz innych wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie takiego dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o konkretnych wydatkach oraz przyczynach braku ich udokumentowania.

Joanna Nogala

Radca prawny

Absolwentka Wydziału Prawa, Administracji i Ekonomii we Wrocławiu, absolwentka Szkoły Prawa Amerykańskiego.

Profil autora
×