Dane osobowe pracowników – obowiązek ich udostępnienia i możliwości przetwarzania
Zgodnie z przepisem art. 221 §1 Kodeksu Pracy (dalej również jako: „KP”), pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców; datę urodzenia; miejsce zamieszkania (adres do korespondencji); wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych, o których mowa powyżej, następuje w formie oświadczenia kandydata na pracownika, które zwykle przybiera formę życiorysu zawodowego (CV). Jeżeli pracodawca poweźmie wątpliwość, co do prawdziwości danych podanych w takim dokumencie (np. co do wykształcenia czy poprzednich miejsc zatrudnienia), to przysługuje mu w takim przypadku prawo do żądania okazania przez taką osobę oryginałów odpowiednich dokumentów. Dokumentów takich pracodawca wprawdzie zatrzymać nie może, jednakże nic nie stoi na przeszkodzie ku temu aby sporządzał z nich kserokopie.
Jeżeli chodzi natomiast o pracownika (czyli osobę z którą została już podpisana umowa o pracę i która rozpoczęła jej wykonywanie), to niezależnie od danych osobowych wskazanych w przepisie art. 221 §1 KP, pracodawca może żądać również imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy oraz numeru PESEL pracownika. Z powyższego wynika zatem, iż pracodawca nie może żądać numeru PESEL od osoby, która jest dopiero kandydatem do pracy na dane stanowisko, choć w praktyce zdarza się, że osoby takie w przedkładanych w związku z rekrutacją dokumentach dane takie podają.
Pracodawca nie może również wymagać ani od kandydata ani też od pracownika nieprowadzącego działalności gospodarczej lub niebędącego zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT podania numeru NIP. W takim przypadku identyfikatorem podatkowym jest bowiem numer PESEL, co wynika z ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.
Na podstawie przepisu art. 221 §4 KP pracodawca może żądać od pracownika (bądź przyszłego pracownika) podania również innych danych osobowych niż określone powyżej, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Jako przykład wskazać można chociażby informację o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie na stanowisku pracownika ochrony, co wynika z przepisów ustawy o ochronie osób i mienia.
W zakresie nieuregulowanym w kodeksie pracy przepis art. 221 §5 KP odsyła do przepisów o ochronie danych osobowych. Podstawowym aktem prawnym będzie tutaj ustawa z dnia 29 sierpnia o ochronie danych osobowych, której przepisy stanowią, że przetwarzanie danych osobowych bez zgody osoby, której dotyczą możliwe jest wyłącznie w przypadkach enumeratywnie wymienionych w przedmiotowej ustawie (np. gdy jest to konieczne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa). W każdym innym przypadku wymagana jest zgoda osoby, której dane będą przetwarzane, a więc dotyczyć to będzie również kandydata do pracy. W tym miejscu warto podkreślić, że wspomniana zgoda na przetwarzanie danych osobowych rekrutowanego kandydata nie jest potrzebna w zakresie danych wymienionych w przepisie art. 221 KP, o których mowa była powyżej.
Niemniej jednak, w życiorysach (CV) oraz listach motywacyjnych zamieszczane są bardzo często dane dodatkowe, które nie zostały wyliczone w katalogu określonym w przepisie art. 221 KP. Podstawą ich przetwarzania jest zatem zgoda osoby, której dotyczą. Zgoda taka jest zazwyczaj na życzenie potencjalnego pracodawcy wyrażana w formie stosownej klauzuli na przedkładanych przez kandydata dokumentach. Ponadto, jeżeli osoba rekrutowana wyraża zgodę na przetwarzanie danych wyłącznie w celu konkretnej rekrutacji, nie jest możliwe ich wykorzystywanie w innych celach, zaś po zakończeniu procesu rekrutacji dane takie powinny zostać usunięte.